Privacy

Bij Wellbe Mentaal Welzijn B.V. hechten we waarde aan de bescherming van de privacy van iedereen die onze diensten gebruikt. In deze privacy policy geven we aan hoe wij met persoonsgegevens omgaan en jouw privacy beschermen.

Contactgegevens:

 Website: www.wellbe.life

Adres: Kenaupark 15 17

Postcode: 2011 MR (Haarlem)

Email: support@wellbe.life

Verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om invulling te geven aan onze taken. De volgende persoonsgegevens verwerken wij:

• Beeltenis
• E-mailadres
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Klantnummer
• Bestelhistorie
• Bankgegevens
• Medische gegevens/achtergrond (gezondheid, medische toestand of zorgverleden)
• Overige relevante persoonsgegevens

De persoonsgegevens gebruiken we alleen voor de volgende doelen:

• Om contact met jou te kunnen onderhouden
• Uitvoering van de overeenkomst met jou
• Verzenden van nieuwsbrieven
• Jou op de hoogte te brengen van nieuwe ontwikkelingen, waaronder aanbiedingen
• Te voldoen aan onze administratieve verplichtingen
• Fraude te bestrijden
  
  
  

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Om je van dienst te kunnen zijn, kan het zijn dat wij bijzondere persoonsgegevens van je verwerken in de zin van gegevens over je gezondheid, medische toestand of zorgverleden die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in antwoord op vragen. Wij willen je erop wijzen dat je nooit verplicht bent om deze gegevens te verstrekken, maar tegelijkertijd kunnen wij je niet of minder goed van dienst zijn zonder deze informatie. Voordat je deelneemt aan een onderdeel van onze dienstverlening waarin het kan zijn dat je bijzondere persoonsgegevens aan ons verstrekt en door ons laat verwerken, zullen wij je hierover informeren. Je hebt dan alsnog de keuze om hiervan af te zien of hiervoor je toestemming te verlenen.

Verderop in dit document lees je hoe wij jouw (bijzondere) persoonsgegevens verwerken, welke organisatorische en beveiligingsmaatregelen wij nemen en wat jouw rechten zijn.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar als we daar toestemming voor hebben van diegene met het ouderlijk gezag. Door persoonsgegevens ter verwerking aan ons aan te bieden verklaar je ten minste 16 jaar oud te zijn of voor de verwerking toestemming te hebben van ouders of andere personen met het ouderlijk gezag. Als we constateren dat een persoon in ons bestand jonger is dan 16 jaar en voor de verwerking niet is ingestemd door een persoon met het ouderlijk gezag dan verwijderen we de persoonsgegevens.

Mocht je aanwijzingen hebben dat wij zonder toestemming van de bevoegde persoon persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 verwerken, neem dan contact met ons op via support@wellbe.life zodat wij de betreffende gegevens kunnen verwijderen.

Bewaartermijn van persoonsgegevens 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens voor onbepaalde tijd, aangezien we onze dienstverlening levenslang aanbieden. Dit doen we dus voor jouw gemak. Door jouw persoonsgegevens voor onbepaalde tijd te bewaren, is het voor jou niet nodig om telkens jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. We bewaren persoonsgegevens in ieder geval voor de duur om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Beveiliging van persoonsgegevens

We zijn zuinig op jouw persoonsgegevens en we hebben daarom de volgende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

• Back-up: er wordt dagelijks een back-up gemaakt van alle informatie opgeslagen bij Microsoft 365. Van deze back-up wordt vervolgens een versleuteld kopie op een andere locatie bewaard.
• Firewall: er is voor de kantooromgeving een firewall aanwezig die alle in- en uitgaande verkeer controleert en waar nodig blokkeert.
• Antivirussoftware is op alle werkplekken aanwezig en voorzien van endpoint detection and resolution (EDR) om op basis van gedragsanalyse malware te kunnen stoppen en terug te draaien.
• Spam- en malwarefiltering op alle binnenkomende en uitgaande e-mail.
• Netwerken zijn fysiek of met VLAN van elkaar gescheiden.
• Toegang: voor alle accounts met beheer toegang is tweefactorauthenticatie (2FA) verplicht.
• Versleutelde disks: alle mobiele werkplekken (laptops) zijn voorzien van versleutelde harde schijven zodat bij vermissing of diefstal geen dataverlies optreedt.
• De groep van medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens is tot een minimum beperkt.
• Alle medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsovereenkomst gericht op de bescherming van de persoonsgegevens.
• Met alle externe partijen die inzage hebben in persoonsgegevens is een verwerkersovereenkomst gesloten op grond waarvan deze derden zich hebben verplicht om geheimhouding in acht te nemen en de persoonsgegevens alleen in opdracht van Wellbe Mentaal Welzijn te verwerken.

Heb je toch het vermoeden dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of heb je aanwijzingen van misbruik van jouw gegevens, laat ons dat dan weten via support@wellbe.life.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen persoonsgegevens uiteraard niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend aan anderen indien dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij verwerkersovereenkomsten om ervoor te zorgen dat onze partners eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens hanteren.

Ten tijde van deze versie van de privacy policy betreffen de derden: Learnstrike, LearnWorlds, Zendesk, Moneybird, Exact Online, Mail Blue, Rabobank, Zapier, Stripe, Calendly en Microsoft. In het geval je akkoord gaat met deze privacy policy ga je ook akkoord met deze derden.

Cookies op www.wellbe.life

Om onze website optimaal te laten functioneren, gebruiken we diensten van derden, maar ook hierbij denken we aan jouw privacy. De cookies op onze website brengen jouw privacy niet in gevaar. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone. De cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert en dat voorkeursinstellingen bewaard blijven. Via de instellingen van jouw browser kunnen cookies worden verwijderd. Daarnaast is het ook mogelijk om de browser zo in te stellen dat cookies niet meer worden opgeslagen.

Rechten van personen waarvan wij persoonsgegevens verwerken

Jouw gegevens blijven van jou. Je hebt altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens we van jou verwerken, de gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kan je jouw toestemming voor de gegevensverwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens door ons.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, intrekking van gegeven toestemming of het maken van bezwaar tegen de verwerking van de gegevens kan je sturen naar support@wellbe.life.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart zodat deze gegevens niet door derden kunnen worden onderschept. We reageren binnen vier weken op een verzoek.

Overig

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluiten. Dit spreekt uiteraard voor zich maar zijn wij verplicht om het te vermelden.

Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Voor de volledigheid wijzen we erop wijzen dat er een mogelijkheid is om bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van jouw gegevens te klagen. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wijzigingen Wellbe Mentaal Welzijn behoudt zich het recht voor om zonder nadere kennisgeving wijzigingen aan te brengen in de Privacy Policy. Deze wijzigingen zullen direct na het plaatsen ervan op de site van kracht zijn. Deze Privacy Policy is voor het laatst gewijzigd op 25 juni 2025.

Wij hopen je hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Wellbe Mentaal Welzijn B.V.